Organizando mi empresa para irme

No eres imprescindible en tu empresa. Ni siquiera si la empresa es tuya. Yo tampoco soy imprescindible en la mía. Por eso la próxima semana me voy cuatro meses a Tailandia. Y aquí en Valencia se quedan mi tienda de ropa con cinco empleados y mi empresa de desarrollo de aplicaciones en la que trabajan 22 personas más. ¿Mi reto? Dirigirlas desde allí, en remoto, sin estar aquí físicamente.

Lo decidí en enero, hace tres meses, y desde entonces he trabajado mucho para organizarlo. Es imposible que desde allí haga todo lo que hago aquí, así que he tenido que elegir. Que centrarme en lo importante, que contratar equipo para las actividades que requieren presencia física, y que reorganizar ciertos aspectos de la estructura.

En una semana estaré en Tailandia. ¡Voy a ser un nómada digital! Y os voy a contar cómo lo he organizado para poder irme. Como os he dicho tengo dos empresas:

– Una tienda de ropa en franquicia de la marca Superdry, en Valencia. En este caso ya actualmente le dedico muy poco tiempo. Aunque estoy siempre pendiente, tenemos una encargada fantástica que se ocupa del día a día. Yo me encargo del seguimiento de los kpis, las relaciones con la franquicia y la compra de las colecciones. Me paso dos veces por semana una media hora, y esa parte física ya no la voy a poder seguir haciendo. Pero hay cámaras para que pueda ver lo que pasa en la tienda y vamos a hacer Skype una vez a la semana para ver status. Mi socio se encargará de la parte presencial. Así que esta parte la tengo solucionada.

– Rudo, una empresa de desarrollo de aplicaciones para móviles. Hemos crecido mucho, en dos años hemos pasado de cuatro a 22 personas. En este post voy a centrarme en rudo, ya que es en donde paso cuarenta horas por semana trabajando, está creciendo a un ritmo vertiginoso y requiere más gestión.

¿Cómo estábamos organizados hasta ahora?

Como he dicho en rudo programamos aplicaciones para móviles. Nuestro modelo de negocio es sencillo: una empresa nos encarga el desarrollo de una aplicación, nosotros la programamos y la empresa nos paga por nuestros servicios.

Como CEO me encargo principalmente de la dirección general de la empresa. Además rudo se divide en dos áreas generales:

– Gestión. Todo lo que tiene que ver con la gestión y la administración. También me encargo yo.

– Producción. Esto es, el desarrollo completo del proyecto, sobre todo refiriéndome a su programación. Se encarga mi socio Fer, que es ingeniero y tiene un montón de experiencia.

Digamos que yo me encargo de todo lo que no es programar, dentro de esta parte de gestión hago:

• La dirección general.
• La parte comercial y de marketing
• La dirección de personas
• La parte de administración, finanzas y compras.

Hasta ahora en mi área estaba únicamente yo encargándome de todo, ya que hemos tratado de generar los menores gastos posibles de estructura.

Mi socio Fer se encarga de hacer realidad los proyectos de aplicaciones. Cuenta con la ayuda de Pablo, nuestro director de proyectos, y de 16 programadores: siete de Android, siete de iOS y dos de back.

¿Cómo funciona nuestra empresa?

Todo empieza dándonos a conocer entre posibles clientes con una labor de prospección. Buscamos empresas que puedan necesitar el desarrollo de una app.

Un día llega un lead y un cliente nos solicita un presupuesto para un proyecto de aplicación. Lo primero que hay que hacer es estudiarlo, analizarlo y definirlo para poder pasar una propuesta económica y que así el cliente decida trabajar con nosotros. Hay clientes que tienen mucha experiencia y tienen clarísimo lo que quieren, y hay otros que simplemente parten de una idea desestructurada y que hay que aterrizar. Ese proceso de conceptualización acaba en una propuesta económica.

Una vez que nos encargan el proyecto, éste pasa a producción, donde mi compañero Pablo como director de proyectos se encarga de planificarlo y mi socio Fer como CTO o responsable técnico se encarga de dar la mejor solución técnica, para luego pasar a los programadores que lo ejecutan.

Recapitulando lo que hago y el tiempo que le dedico

Primero he recapitulado todo lo que se hace en la empresa con algo más de detalle. Es importante entender qué hacemos y quién hace cada función para poder organizar mi marcha.

Mi socio va a seguir llevando la producción así que ahora me voy a centrar en mis funciones y en el tiempo que me llevan. Para organizarme necesito saber:

• Lo que requiere de mi presencia física y por tanto no puedo seguir haciendo, y lo que puedo hacer en remoto.
• También es importante entender dónde aporto más (para poder centrarme en esas partes), y dónde aporto menos (para poder delegarlo en otras personas).
• El número de horas que estoy dedicando en la actualidad a cada área. En mi caso trabajo unas 40 horas a la semana en total repartidas de la siguiente manera:

¿Qué hago y qué voy a hacer?

Aunque ahora dedico 40 horas a la semana como he dicho, en Tailandia voy a trabajar entre 5 y 6 horas diarias, lo que supone una jornada semanal de una 28 horas . Mi plan es empezar y conectarme cada día a las 15.00 horas de allí (que son las 9.00 de España), y estar disponible hasta las 20.30 aproximadamente de allí (que son las 14.30 de España). No estaré disponible durante las tardes españolas ya que serán mi noche de allí, pero lo bueno es que tendré todas mis mañanas por si necesito contestar a mails antes de que en España haya amanecido.

Ahora os voy a contar lo que hago actualmente en cada área y lo que voy a hacer cuando esté en Tailandia.

DIRECCIÓN. Como CEO me encargo de definir la visión y la estrategia, así como los objetivos generales, asegurando los recursos monetarios y humanos para poder conseguirlos. Del mismo modo hago un seguimiento del cuadro de mando y de los kpis para asegurar que vamos por el camino adecuado. Todo eso lo puedo hacer en remoto, sobre todo por que tengo el apoyo de mi socio Fernando que está cada día en la oficina. Además la distancia y el no estar atrapado por el día a día me va a dar otra perspectiva que creo que va a ser muy positiva. En cuando a la coordinación general y la motivación del equipo, sí que me va a ser más complicado al no tener el contacto directo con la gente, por eso Fer y yo vamos a hablar por Skype cada día y él va a hacer la parte que yo no pueda por distancia.

VENTAS. Mi función principal en la empresa es traer negocio, y hasta ahora lo hacía sólo, sin más equipo. Es lo que me lleva más tiempo, ya que incluye desde la estrategia y el plan general, que voy a seguir haciendo, hasta todas las etapas posteriores.

La prospección, esto es, toda la búsqueda de clientes por diferentes vías, es compleja y se ha de hacer de una forma metódica. Nosotros usamos Pipedrive como CRM para llevar todo el seguimiento. Supone realizar muchos contactos, asistir a eventos y realizar muchas llamadas. Al estar sólo, no prestaba tanta atención a esta etapa de «siembra» fundamental para que posteriormente lleguen los leads.

Cuando llega el lead empieza la parte que supone más tiempo. Empieza con el estudio del lead, sigue con el primer contacto mediante una llamada o una visita, y continua con el estudio previo de las necesidades del cliente y la criba en función de las posibilidades de cierre la venta. Solo una pequeña parte de los lead que nos llegan pasan a la etapa de estudio real del proyecto, de su análisis, su conceptualización y la posterior definición y propuesta económica.

Después de la propuesta hay un seguimiento que también requiere bastante tiempo ya que nuestros proyectos de aplicaciones son a medida y por lo tanto requieren una gran inversión. Desde que llega un lead hasta que se cierra pueden pasar meses de conversaciones. Ese seguimiento también ha de ser muy metódico y se realiza por teléfono o mediante reuniones físicas que por supuesto no voy a poder seguir haciendo.

Además de toda esa parte comercial llevo el marketing incluyendo las redes sociales, a las que sinceramente hasta ahora no había prestado demasiada atención.

Este área de ventas o comercial es fundamental ya que para que la empresa funcione se necesitan proyectos. Es la gasolina que pone en marcha el resto de la máquina.

Yo voy a dejar de hacer prospección y además vamos a triplicar los esfuerzos en esta parte. También voy a dejar de hacer el seguimiento de los leads ya que que requiere reuniones y muchas llamadas. Y dejaré de ejecutar las acciones de marketing y empezaremos a tomarnos en serio las redes sociales.

Por eso y porque estamos creciendo y cada vez necesitamos más proyectos, en enero contratamos a Borja y a Jose para el desarrollo del negocio en España, a Lena para Alemania y a Federica para Italia. Vamos a darle muchísima caña a la parte comercial para poder seguir creciendo en número de proyectos, pero sobre todo en el tamaño y la calidad de los mismos.

Yo seguiré dedicándome a las ventas como actividad principal, pero centrándome en la parte de análisis y consultoría de proyectos que es la parte que más valor aporta a los clientes.

PERSONAS. Hasta ahora me encargo de todo el proceso, desde la oferta de trabajo, la selección, la posterior contratación, el plan de formación, la gestión administrativa de nóminas y bajas, asistencia y vacaciones. Voy a seguir haciéndolo pero con la ayuda de Pablo en la parte más presencial.

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. Aunque en la mayoría de las empresas hay un puesto administrativo, nosotros no lo tenemos, aunque quizá en un futuro cercano vamos a contratar a alguien. Como he comentado una de nuestras máximas es no cargarnos de estructura, y aunque la parte administrativa no aporta mucho valor y quita tiempo, la hacía yo y la voy a seguir haciendo.

Mi trabajo desde Tailandia

Por tanto el área en el que más cambios he hecho es en el de ventas. Ya llevamos dos meses trabajando con el nuevo equipo y he podido delegar toda esa parte que ha de ser sistemática. Desde hace un tiempo me puedo centrar en lo que más valor aporta, que como he dicho es la definición con el cliente de sus proyectos. Es complicado delegar toda la parte previa de prospección, ya que quien la hace es la imagen de la empresa, pero estoy muy contento con el resultado. Con esta nueva estructura podré reducir en 12 horas el tiempo que dedico a las ventas y mi jornada de trabajo pasará a ser de 28 horas y en remoto.

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La próxima semana estaré ya en Tailandia, intentando que todo mi plan funcione. Y aquí dejaré a todo este equipazo, pero estoy convencido de que todo va a salir bien.

Seguiré contándolo por aquí, pero mientras ¿Te gustaría saber algo más de como he organizado la empresa para irme? Por cierto, ¡¡estoy muuuuuy nervioso!!